Repräsentant des ifa nach außen ist der Präsident Ulrich Raulff; Leiterin des ifa ist die Generalsekretärin Gitte Zschoch. Als beschlussfassendes Gremium legt das Präsidium die Leitlinien und Schwerpunkte für die Tätigkeit des ifa fest. Die vier Fachbeiräte (Alexander Rave-Stiftung, Forschung, Zeitschrift KULTURAUSTAUSCH sowie Kunst) beraten unter anderem über Themen zur Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, über die Ausstellungsarbeit und die Vergabe von Stipendien und sprechen Empfehlungen aus.
Seit dem 1. Oktober 2018 ist Prof. Dr. Dr. h.c. Ulrich Raulff Präsident des ifa (Institut für Auslandsbeziehungen).
Ulrich Raulff, geboren 1950 in Hülseberg bei Meinerzhagen, studierte Philosophie und Geschichte an der Philipps-Universität Marburg und schloss im Oktober 1977 seine Promotion ab. Von 1978 bis 1993 war er freiberuflich als Übersetzer und Mitarbeiter von mehreren deutschen Medien tätig. 1995 habilitierte er an der Humboldt-Universität zu Berlin im Fach Kulturwissenschaft. Seit 1994 war er Redakteur im Feuilleton der "Frankfurter Allgemeinen Zeitung", seit 1997 Ressortchef und seit 2001 Leitender Redakteur im Feuilleton der "Süddeutschen Zeitung". Von 2004 bis 2018 war er Direktor des Deutschen Literaturarchivs Marbach.
Gitte Zschoch ist seit 1. Oktober 2021 Generalsekretärin des ifa. Von 2018 bis 2021 leitete sie in Brüssel das Netzwerk der europäischen Kulturinstitute, EUNIC — European Union National Institutes for Culture. Zuvor war sie in verschiedenen Positionen für das Goethe-Institut tätig: in Seoul, Tokio, Johannesburg sowie in der Münchener Zentrale als stellvertretende Leiterin des Kommunikationsbereichs und zuletzt als Gründungsdirektorin des Goethe-Instituts in der Demokratischen Republik Kongo. Gitte Zschoch studierte Komparatistik an der Ludwig-Maximilians-Universität in München und Moderne Koreanische Literatur an der Seoul National University in Seoul, Südkorea.
Ronald Grätz, geboren 1958 in São Paulo, war 13 Jahre lang, von 2008 – 2021, Generalsekretär des ifa. Er studierte Germanistik, katholische Theologie und Philosophie in Tübingen und Frankfurt am Main. Grätz war 2006 – 2008 Leiter des Goethe-Instituts in Portugal. In São Paulo arbeitete Ronald Grätz von 1989 bis 1992 als Abteilungsleiter für deutsche Sprache der Internationalen Organisation für Migration (IOM) und stellvertretender Direktor des UNESCO-Programms Colégio Benjamin Constant. Ab 1993 war er Dozent am Goethe-Institut in München, Kairo und Göttingen und von 1994 bis 1998 Lehrbeauftragter an der Universitat de Barcelona und Sprachlehrer am Goethe-Institut in Barcelona. Von 2002 bis 2005 war Ronald Grätz Berater für Neue Medien und Leiter der lokalen Programmaktivitäten in Osteuropa und Zentralasien am Goethe-Institut in Moskau.
Prof. Dr. Kurt-Jürgen Maaß ist ein deutscher Kulturmanager, Wissenschaftler und war von 1997 bis 2008 Generalsekretär des ifa. Maaß studierte Rechts- und Wirtschaftswissenschaften in Hamburg und Lausanne, promovierte 1969 in Hamburg mit einer Arbeit über den Europarat und legte im November 1972 nach einer Referendarzeit in Hamburg, Straßburg und Speyer die Zweite Juristische Staatsprüfung ab.
Nach dem Studium arbeitete er zunächst als Redakteur bei der Deutschen Universitäts-Zeitung in Bonn, dann als Direktor der Ausschüsse für Wissenschaft und Wirtschaft bei der Nordatlantischen Versammlung in Brüssel und anschließend (ab 1977) als Referent bei der Alexander von Humboldt-Stiftung in Bonn. Es folgten Aufgaben im Bundesministerium für Bildung und Wissenschaft in Bonn und eine Referatsleitung beim Wissenschaftsrat in Köln. 1988 kehrte Maaß als Abteilungsleiter zur Humboldt-Stiftung zurück und war ab 1994 gleichzeitig stellvertretender Generalsekretär. 1997 bis 2008 war er Generalsekretär des Instituts für Auslandsbeziehungen in Stuttgart und Herausgeber der Zeitschrift Kulturaustausch.
Von 2001 bis 2013 hatte er Lehraufträge an den Universitäten Stuttgart, Tübingen, Bamberg und an der Azerbaidjan Diplomatic Academy in Baku inne. Die Universität Tübingen verlieh ihm 2005 eine Honorarprofessur am Institut für Politikwissenschaft. Beim Forum der Kulturen in Stuttgart war er 2009 bis 2015 Vorsitzender des Kuratoriums. 2018 erhielt er das Verdienstkreuz 1. Klasse des Verdienstordens der Bundesrepublik Deutschland.
Maaß publizierte zahlreiche Bücher und über 100 Aufsätze zu Fragen des internationalen Wissenschaftsaustausches, der Auswärtigen Kulturpolitik und der internationalen Kulturbeziehungen.
Das Präsidium legt die Leitlinien und Schwerpunkte für die Tätigkeit des ifa fest und fasst Beschlüsse über Planungen sowie Projekte von besonderer Bedeutung. Es ist mitunter auch für die Wahl und Abberufung des Präsidenten und Generalsekretärs zuständig. Die Sitzungen des Präsidiums finden mindestens zweimal jährlich statt. Die Amtszeit eines Präsidiumsmitglieds beträgt drei volle Geschäftsjahre, wobei eine zweimalige Wiederwahl möglich ist.
Der Beirat der Alexander Rave-Stiftung entscheidet über die Mittelverwendung der Stiftung – die Vergabe von Stipendien zur Förderung von Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur, Aus-und Fortbildung sowie des Heimatgedankens. Das zweimal jährlich tagende Gremium wird für einen Zeitraum von vier Jahren berufen.
Der Forschungsbeirat des ifa tagt zu Entwicklungen der internationalen Kulturbeziehungen und konzipiert Forschungsthemen mit. Er bringt politische, wissenschaftliche und zivilgesellschaftliche Perspektiven ein und stärkt so Forschung und Forschungskommunikation zur Auswärtige Kultur- und Bildungspolitik in seiner Relevanz und Nachhaltigkeit.
Der Redaktionsbeirat der Zeitschrift KULTURAUSTAUSCH tagt einmal jährlich, um Feedback zu den im Vorjahr erschienenen Ausgaben zu geben und Themen für die kommenden vier Ausgaben zu diskutieren. Die Mitglieder aus Kultur und Politik bringen dank ihrer weitreichenden Expertise verschiedenste Blickwinkel ein und unterstützen damit die Vielfalt des Heftes.
Der zweimal jährlich tagende Fachbeirat berät das ifa in Fragen zeitgenössischer Kunst sowie in der Ausstellungsarbeit. Die Mitglieder sind für drei Jahre bestellt und können zweimal wiedergewählt werden.
