Repräsentant des ifa nach außen ist der Präsident Ulrich Raulff; Leiterin des ifa ist die Generalsekretärin Gitte Zschoch. Als beschlussfassendes Gremium legt das Präsidium die Leitlinien und Schwerpunkte für die Tätigkeit des ifa fest. Die vier Fachbeiräte (Alexander Rave-Stiftung, Forschung, Zeitschrift KULTURAUSTAUSCH sowie Kunst) beraten unter anderem über Themen zur Auswärtigen Kultur- und Bildungspolitik, über die Ausstellungsarbeit und die Vergabe von Stipendien und sprechen Empfehlungen aus.
Seit dem 1. Oktober 2018 ist Prof. Dr. Dr. h.c. Ulrich Raulff Präsident des ifa (Institut für Auslandsbeziehungen).
Ulrich Raulff, geboren 1950 in Hülseberg bei Meinerzhagen, studierte Philosophie und Geschichte an der Philipps-Universität Marburg und schloss im Oktober 1977 seine Promotion ab. Von 1978 bis 1993 war er freiberuflich als Übersetzer und Mitarbeiter von mehreren deutschen Medien tätig. 1995 habilitierte er an der Humboldt-Universität zu Berlin im Fach Kulturwissenschaft. Seit 1994 war er Redakteur im Feuilleton der "Frankfurter Allgemeinen Zeitung", seit 1997 Ressortchef und seit 2001 Leitender Redakteur im Feuilleton der "Süddeutschen Zeitung". Von 2004 bis 2018 war er Direktor des Deutschen Literaturarchivs Marbach.
Gitte Zschoch ist seit 1. Oktober 2021 Generalsekretärin des ifa. Von 2018 bis 2021 leitete sie in Brüssel das Netzwerk der europäischen Kulturinstitute, EUNIC — European Union National Institutes for Culture. Zuvor war sie in verschiedenen Positionen für das Goethe-Institut tätig: in Seoul, Tokio, Johannesburg sowie in der Münchener Zentrale als stellvertretende Leiterin des Kommunikationsbereichs und zuletzt als Gründungsdirektorin des Goethe-Instituts in der Demokratischen Republik Kongo. Gitte Zschoch studierte Komparatistik an der Ludwig-Maximilians-Universität in München und Moderne Koreanische Literatur an der Seoul National University in Seoul, Südkorea.
Ronald Grätz, geboren 1958 in São Paulo, ist seit September 2008 Generalsekretär des ifa. Er studierte Germanistik, katholische Theologie und Philosophie in Tübingen und Frankfurt am Main. Bevor er seine jetzige Position übernahm, war er Leiter des Goethe-Instituts in Portugal. In São Paulo arbeitete Ronald Grätz von 1989 bis 1992 als Abteilungsleiter für deutsche Sprache der Internationalen Organisation für Migration (IOM) und stellvertretender Direktor des UNESCO-Programms Colégio Benjamin Constant. Ab 1993 war er Dozent am Goethe-Institut in München, Kairo und Göttingen und von 1994 bis 1998 Lehrbeauftragter an der Universitat de Barcelona und Sprachlehrer am Goethe-Institut in Barcelona. Von 2002 bis 2005 war Ronald Grätz Berater für Neue Medien und Leiter der lokalen Programmaktivitäten in Osteuropa und Zentralasien am Goethe-Institut in Moskau.
Das Präsidium legt die Leitlinien und Schwerpunkte für die Tätigkeit des ifa fest und fasst Beschlüsse über Planungen sowie Projekte von besonderer Bedeutung. Es ist mitunter auch für die Wahl und Abberufung des Präsidenten und Generalsekretärs zuständig. Die Sitzungen des Präsidiums finden mindestens zweimal jährlich statt. Die Amtszeit eines Präsidiumsmitglieds beträgt drei volle Geschäftsjahre, wobei eine zweimalige Wiederwahl möglich ist.
Der Beirat der Alexander Rave-Stiftung entscheidet über die Mittelverwendung der Stiftung – die Vergabe von Stipendien zur Förderung von Wissenschaft und Forschung, Kunst und Kultur, Aus-und Fortbildung sowie des Heimatgedankens. Das zweimal jährlich tagende Gremium wird für einen Zeitraum von vier Jahren berufen.
Der Forschungsbeirat des ifa tagt zu Entwicklungen der internationalen Kulturbeziehungen und konzipiert Forschungsthemen mit. Er bringt politische, wissenschaftliche und zivilgesellschaftliche Perspektiven ein und stärkt so Forschung und Forschungskommunikation zur Auswärtige Kultur- und Bildungspolitik in seiner Relevanz und Nachhaltigkeit.
Der Redaktionsbeirat der Zeitschrift KULTURAUSTAUSCH tagt einmal jährlich, um Feedback zu den im Vorjahr erschienenen Ausgaben zu geben und Themen für die kommenden vier Ausgaben zu diskutieren. Die Mitglieder aus Kultur und Politik bringen dank ihrer weitreichenden Expertise verschiedenste Blickwinkel ein und unterstützen damit die Vielfalt des Heftes.
Der zweimal jährlich tagende Fachbeirat berät das ifa in Fragen zeitgenössischer Kunst sowie in der Ausstellungsarbeit. Die Mitglieder sind für drei Jahre bestellt und können zweimal wiedergewählt werden.
