Im Rahmen eines Planungstreffens entscheiden die deutschen Auslandsvertretungen, die Mittlerorganisationen und die Dachverbände der Minderheiten über die eingereichten Konzepte, wählen die zu fördernden Projekte aus und legen die Mittlerorganisation fest, die das Projekt betreut. Im Anschluss gibt der zuständige Dachverband Rückmeldung über die nicht genehmigten Projektvorschläge.
Für genehmigte Projekte beantragt das ifa die erforderlichen Mittel beim Auswärtigen Amt und schließt – sofern die Mittel bereitgestellt werden – mit der Organisation einen Zuwendungsvertrag ab. Grundlage des Vertrags sind die Bundeshaushaltsordnung und das Zuwendungsrecht.
Während des Projekts stehen die Vertreterinnen und Vertreter der Minderheit mit der zuständigen Auslandsvertretung und dem ifa in einem kontinuierlichen Dialog.